POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales es ULTRACOM IT S.A.S, sociedad legalmente constituida, identificada con NIT. 900.038.708-5, con domicilio en la ciudad de Medellín y correo electrónico: negocios@ultracom.com.co. De igual manera será el responsable de proteger la seguridad y llevar un buen manejo de sus datos personales.

Autorización del titular

Para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior

La autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste:

  1. Por escrito
  2. De forma oral
  3. Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública;
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Derechos de titulares

Al titular de los datos personales le asisten los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ULTRACOM IT S.A.S.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
  3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normas de protección de datos personales.
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  5. Los titulares podrán en todo momento solicitar a ULTRACOM IT S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos.
  6. Acceder en forma gratuita una vez al mes los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas.
  7. Ser informado por la Entidad o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.

Protección de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:

  1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Datos Sensibles

Es aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  1. El Titular de su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Autorización especial de datos personales sensibles

Por disposición de la ley la entrega de datos sensibles es netamente facultativo, ULTRACOM IT S.A.S. informara a sus titulares que no están obligados a entregarlos o autorizar su tratamiento.

En caso de obtención de autorización de los datos sensibles, ULTRACOM IT S.A.S. los mantendrá bajo medidas de seguridad que garanticen su confidencialidad.

Transferencia y transmisión de datos personales

ULTRACOM IT S.A.S. podrá transmitir o realizar transferencia de datos personales a terceros bajo niveles adecuados de protección y en cumplimiento de obligaciones operativas y/o contractuales para su debido tratamiento, siempre en desarrollo de su objeto social.

Para la transferencia o transmisión se deberá tener acuerdo previo sobre la entrega de los datos, dicho acuerdo deberá versar, como mínimo, sobre los siguientes aspectos.

  1. Alcance del tratamiento.
  2. El tratamiento o actividades que el Encargo o Responsable realizara sobre los datos personales.
  3. Las obligaciones de las partes frente al Titular o el encargado frente al responsable.

Respecto al Encargado, este deberá cumplir con los siguiente:

 

  1. Tratar los datos personales a nombre del responsable y de conformidad con las disposiciones legales y de la presente política.
  2. Implementar las medidas necesarias que garanticen razonablemente su seguridad.
  3. Guardar confidencialidad respecto de los datos y el tratamiento que se le dan a estos.

Tramites para atender reclamos, consultas e incidentes

Los titulares pueden ejercer los derechos que tienen sobre sus datos personales de acuerdo con los siguientes procedimientos:

RECLAMOS

Si usted como titular, causahabiente o representante legal y considera que la información contenida en una base de datos de debe ser objeto de corrección, actualización, supresión y/o revocación de la autorización otorgada para el tratamiento de estos, deberá presentar un reclamo ante el responsable o el encargado del tratamiento, el cual será tramitado bajo el siguiente procedimiento:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud enviada al correo electrónico del Responsable.
  2. El plazo máximo para atender el reclamo será de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo en forma completa, prorrogables hasta por 5 días hábiles más previa comunicación al reclamante de los motivos de la demora en la respuesta.

CONSULTAS

Los Titulares o personas autorizadas, podrán consultar la información personal, que repose en cualquier base de datos de la que sea responsable o encargado ULTRACOM IT S.A.S. para esto deberá suministrar:

  1. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
  2. Datos de contacto del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
  3. Información y alcance de los que se pretende consultar.
  4. Solicitud dirigida al Responsable, de acuerdo con la presente política.

Valida la titularidad o autorización y que la solicitud se haga en debida forma, se responderá en un plazo no mayor a 5 días hábiles, prorrogables hasta por 3 días hábiles más previa comunicación de los motivos de la demora en la respuesta al consultante.

INCIDENTES

información se deberá notificar de forma inmediata al Responsable de ULTRACOM IT S.A.S. comprendiendo esto pero no limitándose a cualquier evento sospechoso, debilidad o violación de políticas.

Se deberá proceder a la gestión del incidente de forma oportuna, evaluando y determinando si son o no incidentes que deban gestionarse.